Metadata

Att organisera filer med hjälp av etiketter (metadata) som kombineras med vanliga och smarta mappar


Introduktion

Svaret på frågan är inte trivial. Det finns oftast flera olika möjliga svar, inget svar är fel och svaret styrs ofta av personliga preferenser hos den som namnger mappen. Det är också här som kärnan till problematiken ligger. Om man ber en grupp människor organisera en uppsättning saker, filer i detta fall, får man troligen lika många arkivstrukturer som det finns personer i gruppen. Det är också därför det kan vara svårt att hitta i andra personers strukturer då den avviker så kraftigt mot den du skulle valt.

Så frågorna vi kan ställa oss är:

  • Finns det något sätt som gör det möjligt att sortera en fil ur mer än ett perspektiv?
  • Kan man ordna det så att det går att hitta filerna ur mer än ett perspektiv?

filing-cabinets-and-open-drawers-3d-illustration-2021-08-26-16-34-22-utc

Vad är egentligen skillnaden mellan vanliga mappar, etiketter (metadata) och smarta mappar?

Traditionella eller vanliga mappar har vi lärt oss att leva med i decennier från persondatorns intåg under 80-talet. Dessa mappar ges ett namn som hjälper oss att bringa ordning i ett växande kaos av filer. Faktum är att detta sätt att sortera har funnits i bruk i århundraden. Exempelvis är det äldsta exemplet i Kanada från staden Quebec år 1790. Detta system tjänar oss fortfarande väl. Vem älskar inte att gå in ett garage där man faktiskt hittar något i en låda baserat på att märkningen stämmer?

Att knyta etiketter (metadata) till ett dokument eller informationsobjekt gör att hanteringen baseras på vilken information som lagras i stället för var den lagras. Definitionen av metadata är data som beskriver data och innebär att etiketter/taggar associeras med ett visst objekt. Denna metod att märka olika objekt blev praktiskt tillämpbart i och med datoriseringen.

Smarta mappar låter användaren skapa en mapp med olika kriterier kopplade till etiketter (metadata) och alla filer som matchar dessa kriterier blir dynamiskt listade i den smarta mappen. Detta kan exempelvis användas för att kirurgiskt och dynamiskt lyfta ut utvalt innehåll från en arkivstruktur för att dela med exempelvis en extern konsult.

Det är kombinationen som gör skillnaden

Låt oss återvända till frågan i ingressen, dvs vad bör mappen heta där protokollet skall lagras? Låt oss säga att personen som ansvarar för att spara protokollet, oftast sekreteraren, väljer att spara protokollet i en mapp som namngivits utifrån mötesdatum. Gott så. Låt oss även säga att sekreteraren väljer att ”klistra på” några etiketter på filen. Förutom datum för mötet klistras namnet på protokollföraren dit, orten för mötet samt vilket löpnummer som mötet har (många återkommande möten har ett löpnummer). Förutom detta anges även en etikett som beskriver vilket typ av dokument det är, protokoll i detta fall. Förfarandet upprepas sedan för alla bilagor och övriga tillhörande filer för det aktuella mötet.

När så en medarbetare som föredrar att se verkligheten från en annan synvinkel dyker upp, kan denne ta hjälp av de smarta mapparna. Den här personen föredrar att hitta saker utifrån vad det är och inte när det skapades. Denne skapar då en smart mapp med namnet Protokoll och sätter då som kriterium för mappen att den skall visa alla filer som har etiketten Dokumettyp = Protokoll. I denna mapp kommer då samtliga protokoll att visas, oavsett vilken datummapp de finns lagrade i.

Alla nöjda, alla glada.

Similar posts