iCoordinator™ Kundportal
Lösningen ger möjlighet att dela dokument med företagets alla kunder och leverantörer till en fast, låg och kalkylerbar kostnad. I filmen presenterar Patrik Svanerud, bolagets VD, svaret på frågorna:
- Varför ska jag använda iCoordinator™ Kundportal?
- Vem har glädje av iCoordinator™ Kundportal?
- Vilken är din favoritfunktion i iCoordinator™ Kundportal?
Produktfilmer om iCoordinator™
Säker lagring med enkel delning och signering av dokument för organisationer, företag och projekt.
Versionshantering
Den automatiska versionshanteringen säkerställer att du som användare alltid arbetar på den senaste versionen av filen, men att de tidigare versionerna aldrig försvinner.
Du kan även lägga till kommentarer till alla versioner.
Ladda ner filer & mappar
Om du vill ladda ner en fil till din lokala hårddisk markerar du filen och klickar på ”Ladda ner” uppe i menyraden.
Du kan göra samma sak med en mapp, men då kommer innehållet i mappen bli ihoppackat till en zip-fil istället.
Etiketter, metadata & smarta mappar
Med iCoordinator™ följer möjligheten att sätta etiketter på filer och mappar, samt att kunna skapa olika vyer för listning av filer via smarta mappar.
Användare kan därför på ett enkelt sätt kategorisera och organisera sina filer.
Söka filer i iCoordinator™
I iCoordinator™ kan du söka både efter filer och till och med efter metadata. Detta gör du genom att skriva in exempelvis ett filnamn uppe till höger i Sökrutan.
Om du väljer att söka efter ett värde som även överensstämmer med etiketter med metadata tillagda på filer, kommer även de att visas bland sökträffarna. Detta gör det lätt att söka efter en viss typ av filer, till exempel fakturor.
Hantera grupper
Genom att använda grupper underlättas rättighetsstyrningen i iCoordinator™. Observera att du behöver vara Administratör i arbetsytan för att kunna administrera dess grupper eller skapa nya.
Om du klickar på en grupp så visas gruppens medlemmar i den högra delen av skärmen. Klickar du på knappen ”Lägg till medlemmar” så visas ett fönster där du lätt kan redigera medlemskap för användare i gruppen.
Hantera användare
Om du har i förväg skapat arbetsytor och grupper blir det enkelt att bjuda in nya användare till portalen. Navigera till appen ”Admin” så hittar du under ”Portalmedlemmar” knappen ”Bjud in”.
När du klickar på den får du först skriva in Förnamn och Efternamn i fälten och därefter e-postadressen. När du gjort det klickar du på ”Lägg till”.
Hantera mappar
Du kan enkelt skapa en mapp genom att uppe i menyraden klicka på knappen ”Ny mapp”. Skriv in namnet på mappen under ”Titel” i dialogrutan som visas.
Du kan även skapa mappar genom att använda ”Dra och släpp”. Det är även möjligt att ta tag i en hel mappstruktur och dra in i skärmens högra del i dokumentbiblioteket ”Drive”.
Hantera arbetsytor
Att skapa nya arbetsytor är ett enkelt sätt att separera dokument och användare från varandra inom portalen. Till exempel kanske styrelsen och dess ledamöter behöver en egen arbetsyta.
Du skapar nya arbetsytor genom att navigera till appen ”Admin” och väljer där ”Arbetsytor” som du hittar i den vänstra delen av skärmen. Där kan du hitta knappen ”Ny arbetsyta” längst upp.
Hantera rättigheter
Välj arbetsyta, sedan klickar du på knappen ”Redigera” i menyraden, välj sedan ”Hantera rättigheter” i rullgardinsmenyn.
Då öppnas ett nytt fönster där du med dragreglagen enkelt kan ändra rättighetsnivå för medlemmen. När du är klar klickar du på knappen ”Uppdatera” för att spara valet.
Kom ihåg att det är den högsta rättigheten som styr, det innebär att ”Redigera” tillåter medlemmen att ladda upp nya versioner av filen, men det gör inte rättighetsnivån ”Läs” däremot.
Vanliga filoperationer
Om du vill flytta en eller flera filer/mappar till en annan plats kan du markera dessa, och klicka på knappen ”Redigera” uppe i menyraden. Klicka på ”Klipp ut”, navigera sedan till den mapp där du vill klistra in filen eller filerna. Välj sedan ”Klistra in”.
Om du vill hålla dig informerad om vad som händer med en fil eller filer i en mapp, då kan du slå på prenumeration för dem.
Om du vill förhindra att någon annan laddar upp en ny version och skriver över din version av filen, kan du låsa filen under tiden du jobbar med den.
Dela filer
I iCoordinator™ kan du enkelt dela filer med andra som inte är medlemmar i portalen. Markera filen du vill dela och klicka på ”Dela” uppe i menyraden.
Välj vilken ”Åtkomstnivå för länk” du vill använda. Om du väljer ”Alla” kan vem som helst som har länken ladda ned och läsa filen, om du däremot väljer ”Portalmedlemmar” kan endast portalmedlemmar göra samma sak.
Hjälp & Support
Om du själv vill söka information om hur du arbetar i iCoordinator™ kan du använda vår hjälpdokumentation på vår webbsida, där du kan välja det område eller funktion du vill läsa mera om.
Du kan även vända dig till våran supportavdelning, där kan du hitta information om öppettider, e-postadresser eller vilket telefonnummer du kan nå oss på.
Byta & begära nytt lösenord
Du kan enkelt byta till ett annat lösenord genom att navigera till appen ”Personer”, där väljer du ”Min profil” längst ned i vänstra kolumnen.
Efter att du gjort det ser du till höger knappen ”Byt lösenord”, klicka på den. Då får du möjlighet att skriva in ett nytt lösenord. Klicka sedan på ”Spara” och bekräfta med ”OK” i dialogrutan som dyker upp, sen är det klart!
Spårbarhet
Spårbarhet är viktigt i många verksamheter. I iCoordinator™ kan du via ”Aktivitetshistoriken” få information om vem som har gjort vad, och när. Den hittar du under appen ”Översiktspanel”, i den vänstra delen av skärmen.
Du kan även använda de inbyggda filtren för att sortera till exempel bara en arbetsytas händelser.
Ladda upp filer
Efter att du blivit inbjuden och accepterat inbjudan så kan du logga in i iCoordinator™ på apps.icoordinator.com via din webbläsare. När du navigerat till arbetsytan som du hittar under dokumentbiblioteket ”Drive” kan du ladda upp filer på några olika sätt:
Välj filer från dator, dra och släpp in filer i mappstrukturer eller bifoga och e-posta filer direkt till portalen.
Förhandsvisa filer
I iCoordinator™ kan många filtyper förhandsvisas med hjälp av den inbyggda dokumentvisaren.
Markera en fil och klicka på knappen ”Förhandsvisa” uppe i menyraden. Då öppnas en ny flik där innehållet visas. Där kan du bland annat zooma in och ut i dokumentet, rotera det, markera och lägga till kommentarer.