Flerprojektslösningar

Att hantera flera projekt samtidigt är alltid en utmaning för en organisation, men när man dessutom hanterar flera typer av projekt för ett antal olika organisationer ökar komplexiteten mångfalt. Att hantera och styra olika projektplaner, följa budget och kostnader,  handskas med olika typer av resurser och material, sköta kommunikationen med klienter och kollegor, dela projektrelaterad information på ett säkert sätt och att generera rapporter som är precisa och meningsfyllda är en övermäktig uppgift utan rätt verktyg att assistera dig i din projektledning. Med ett decenniums erfarenhet bakom sig adresserar Designtech’s webbaserade projekthanteringssystem ProjectCoordinator® alla dessa ärenden och hjälper dig att på ett smidigt sätt verkställa dina projekt. Dina projekt kan variera mellan olika områden; exempelvis mjukvaruutveckling, byggbranchen, forskningsprogram, statliga organisationer och kommuner etcetera. Det faktum att ProjectCoordinator® täcker in alla aspekter av projekthantering, dokumenthantering, budget- och kostnadsuppföljning, resurshantering och samarbete gör det ett utmärkt val för alla organisationer som i sina projekt eftersträvar ett framgångsrikt verkställande.

Hantera ett flertal organisationer och ett flertal projekt från samma plats
En av nyckelfaktorerna som gör ProjectCoordinator® till ett sådant kraftfullt projekthanteringssystem är dess kapacitet att hantera multipla projekt tillhörande olika organisationer från en och samma punkt. Som ett företag som arbetar med projekthantering kan du på ett enkelt sätt hantera dina projekt och resurser genom ProjectCoordinator®’s webbaserade gränssnitt utan att behöva flera olika installationer. Systemets grundfunktionalitet är baserat på koncepten Lobby och Rum. Lobbyn är avsedd att användas som ett delat utrymme, medan rummen möjliggör för dig att anföra samarbetet mellan olika organisationer och projekt.

Effektiv projektplanering
ProjectCoordinator®’s projektplanerare medger ett snabbt och enkelt sätt att strukturera projekten och tilldela resurser samt skapa beroenden för aktiviteterna. Du kan överblicka aktiviteterna med dess ansvariga och statusuppdateringar med hänsyn till tid och budget. I schemat kan människor, material och utrustning knutna till projektet innefattas. Användare kan spåra projekt från organisatoriska nivåer såväl som från rumsnivåer och utvecklingen uppdateras automatiskt i den organisatoriska nivån, baserat på indatan från projekten på rumsnivå. Du kan bifoga dokument till dina aktiviteter och planeraren medger schemaläggning för multipla projekt med Work Breakdown Structure (WBS). Du kan dra-och-släppa aktiviteter samt importera och exportera Microsoft® Project-planer inifrån planeraren. Du kan dessutom enkelt skapa olika rapporter och grafiska representationer såsom Gannt-scheman.

Effektiv resurshantering *
Med ProjectCoordinator® kan du i schemat inkludera de människor, det material och den utrustning som tillhör projektet och definiera beroenden dem emellan. ProjectCoordinator®’s resurshanteringsmodul möjliggör för dig att definiera roller och kompetenser på resursnivå och assisterar dig i att identifiera vilka resurser med specifika kompetenser som finns tillgängliga under en given tidsperiod. Normal arbetstid och timkostnad på resursnivå samt definiera debiteringsnivå per aktivitet, vecka, dag eller timme. Den inbyggda arbetskalendern för resurser skapar en tydlig bild över vilka resurser som finns tillgängliga samt hjälper till att underlätta resurshanteringen.

Ha full kontroll över dina utgifter *
Med ProjectCoordinator® får du en översikt över faktiska kostnader i relation till de kostnader som har budgeterats. Inbyggt finns ett system för hantering av kassaflöde. Du kan styra taxorna för användare och resurser såväl som taxor för rum och projekt. Du kan dessutom lägga till ytterligare redigeringsbara kostnadskolumner för total kontroll över dina projektrelaterade utgifter.

Aktivt samverkan
ProjectCoordinator®’s briefingboard fungerar som en instrumentbräda som möjliggör följandet av projektets utveckling samt att få en snabb sammanfattning av möten, aktiviteter, nyheter och händelseloggen. Med projektkalendern kan du skapa en snabb överblick av projektets möten, skapa nya möten, bjuda in deltagare och exportera mötena, exempelvis till din Microsoft® Outlook®-kalender. Kalendern kan integreras med Microsoft Office Live Meeting och inbjudningarna kan innehålla direktlänkar till online-mötena. Presentatören kan dessutom dela sitt skrivbord med deltagarna samtidigt som denne genomför presentationen. I det inbyggda diskussionsforumet kan man posta frågor och prenumerera på diskussionstrådar. Det står tillgängligt till alla i projektet och är ett utmärkt sätt att skapa och tillgå strukturerad kunskap.

Trygg och säker dokumenthantering
Dokumenthanteringsmodulen omfattar alla ingredienser i ett säkert webbaserat dokumenthanteringssystem. Varje projektrum har ett lagringsutrymme för data i alla format, inklusive dokument, bilder och videoklipp. Baserat på en trädstruktur som liknar den i Windows Explorer® kan man på ett enkelt sätt ladda upp, flytta, kopiera och redigera dokument och mappar med versionshantering genom att använda dra-och-släpp-modulen för filuppladdningar. Den effektiva funktionen för åtkomstkontroll ger användaren full kontroll över tillgången till filer och mappar. Filerna kan puliceras internt såväl som externt. Systemet består även av inbyggda möjligheter för arbetsflödeshantering, vilket inkluderar processer för såväl grundläggande godkännande som godkännande för grupper. Du kan dessutom skicka e-post med dokumenten som länkar till andra användare. Dokumenthanteringssystemet följer Web-based Distributed Authoring and Versioning (WebDAV), vilket tillåter användaren att redigera och hantera filer på distans. Systemet tillåter användaren att koppla upp virtuella lagringsenheter och därigenom få full integration med Windows-applikationer. Funktionen för synkronisering offline samt in- och utcheckning låter användaren hantera sina dokument på ett bekvämt och säkert sätt. Dokumenthanteringssystemet tillhandahåller en automatisk back-up-funktion samt avancerad versionshantering.

* Modulen är för närvarande under utveckling